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通知公告
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关于收集2017年度档案文件资料的通知
发布日期:[18-05-25 17:01:48] 浏览次数:[]


各系()、各处室:

为进一步加强学院档案管理,维护档案的完整统一,做好2017年度档案的收集、整理工作,现将档案资料收集的有关事宜通知如下:

一、档案收集范围和内容

(一)收集范围

各部门201711---20171231日在工作中产生的具有保存、查阅价值的拟立卷文件资料。

(二)收集内容

1.文书档案

1)学院领导参加校内外会议的讲话稿、工作报告及工作活动中产生的具有保存价值的材料(本部门或部门代表学院签订的合同书、协议书等相关材料);

2)各处室、各系(院)工作中形成的具有保存价值的各种纸质文件和电子文件;

3)现存放于各处室、各系(院)的上级有关部门下发的具有指导性的文件及有关资料;

4)教代会、团代会、学代会、教职工表彰会及其它重要会议,包括开幕式、闭幕式、代表发言、会议议程等资料;

5)上级领导、国内外有较大影响的专家、学者等来院视察、访问,县级及以上代表团、兄弟院校代表团等来院参观访问的资料;

6)学生开学典礼、毕业典礼、学生表彰会、毕业生合影、学生学籍卡等相关资料;

7)开展科研和技术协作活动,学院承办的国际、国内学术会议,外籍教师、专家来校教学、访问,师生出国进修学习、考察等活动的资料;

8)重大项目的开工典礼、奠基仪式、落成典礼的资料;

9)教职工及学生各类文艺活动、运动会、学科技能竞赛等获奖(市级以上)资料;

10)民主党派举办的重大活动资料。

2.声像资料:各处室、各系(院)在庆祝、纪念、校友联谊、报告会、展览会等活动中形成的资料。具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带等,需加文字说明。

3.实物资料:各处室、各系(院)在2017年度参加活动中取得的奖项、奖状、奖杯、奖牌等。

4.其他需归档的资料详见《manbetx万博档案归档范围及保管期限表》。

二、归档要求

1.档案收集是档案工作的重要组成部分及关键环节。请各处室、各系(院)部高度重视档案收集工作,从即日起对本部门的档案资料进行收集、整理。对不需要归档或不具有保存价值的材料,请各处室、系部自行处理;须移交档案科的有关资料请兼职档案员于201871前统一送至学院档案科。

2.各部门上交的文件资料必须按照《manbetx万博档案归档范围及保管期限表》要求进行分类,并建立目录,与档案科做好交接,交接时必须上报纸质和“南大之星”电子目录各一份。

联系人: 王朝霞 焦登学    电话:84582055

 

附件:《manbetx万博档案归档范围及保管期限表》

 

   

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                               2018525

 

 
 
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